Trabajo Colaborativo en Drive

Hola productivos, hoy me voy a enfocar en una de las tareas que más evoluciona en el ámbito laboral involucrando a la tecnología, el trabajo colaborativo en la nube, en este caso con Google Drive. 

Hoy en día tenemos a nuestra disposición muchos servicios en la nube, algunos con herramientas realmente interesantes, como Dropbox u OneDrive, pero hoy vamos a ir por Google Drive, una gran alternativa a éstas ya mencionadas, que se actualiza con bastante regularidad y que viene incluida en todos los Androides actuales.

En la mente de cada persona existe un orden distinto, pero normalmente preferimos ir dividiendo las cosas personales de las del trabajo, asimismo en nuestros equipos de sobremesa solemos crear carpetas para organizar el contenido del que disponemos y el que vamos creando. Lo mismo pasa con Drive, es básico utilizar carpetas, en las que podemos interactuar compartiendo cada una de ellas con las personas que deseemos, aquí es donde empieza la magia de lo colaborativo en la nube.

Al ingresar en la aplicación vemos que tenemos una vista de cuadrícula que podremos definir con el botón superior de la pantalla, personalmente prefiero la de lista para apreciar de forma completa los nombres. En la parte inferior el ya clásico botón redondo (Material Design), que en este caso nos permitirá subir archivos y crear carpetas.

A simple vista encontramos que las carpetas tienen el dibujo de una persona de color blanco, lo cual demuestra si está o no compartida. Si queremos lograr esto debemos pulsar sobre el pequeño icono redondo con la letra “i” ubicado junto a cada archivo o carpeta para acceder a un nuevo menú con opciones avanzadas.

Destaco el botón de Añadir personas, ya que nos permitirá elegir de nuestros contactos de gmail a quienes otorgaremos permisos para ver o editar la carpeta o documento. Si desplazamos hacia abajo en ese menú podremos ver la lista completa de personas a las que les dimos acceso.

Para facilitarnos el movimiento de archivos de forma selectiva, Drive nos habilitó el clásico sistema de arrastrar y soltar para acomodar sencillamente los mismos. Solo debemos mantener pulsado en alguno de ellos y nos cambiará el icono a un tilde (en la parte inferior de la pantalla nos avisará que tenemos seleccionado un elemento), pulsamos sobre los que queramos y una vez hecha toda la selección mantendremos un segundo sobre uno de ellos y arrastraremos hacia la carpeta de destino o con el botón inferior de los tres puntos verticales nos dejará mover a un directorio distinto al actual. Textualmente puede parecer complicado, pero se asemeja al sistema que se utiliza en Windows o Linux con mouse.

Si se nos ocurre compartir un documento, presentación o planilla mientras estamos editando, desde la barra de herramientas superior podremos agregar colaboradores ingresando su correo directamente.

Como yapa tenemos ahora opciones de escanear con nuestra cámara móvil archivos de forma directa en la nube con el botón redondo del signo +.
También hace poco que se incluyó un visor de PDF más que decente que nos permitirá prescindir de instalar uno de terceros para poder usar nuestro servicio de impresión en la nube con Cloud Print y por ende poder abrir este tipo de archivos.

A partir de ahí podremos implementar nuestro orden para compartir documentación de forma colaborativa. Lo que considero ideal es siempre hacer carpetas para seleccionar sobre ellas los permisos a nuestros compañeros de trabajo, amigos o familiares y enriquecer los contenidos.

Cabe aclarar que para poder editar este tipo de documentos y hacer un uso completo debemos instalar las aplicaciones de edición de Drive, Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo.

Sin más, los dejo con los enlaces para la descarga de Drive y sus complementos.

Google Drive

Documentos de Google

Presentaciones de Google

Sheets de Google (hojas de cálculo)

Si les sirvió, la mejor forma de agradecer es compartir.
¡Saludos!

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